Programm

Modulübersicht

Modul 1: Skalierung der Koordination

Unterschiede zwischen 20 und 60 Personen. Sie analysieren, wo die kritischen Schwellenwerte liegen.

• Aufbau von Koordinations-Teams
• Delegation und Verantwortungsbereiche
• Kommunikationsstrukturen für größere Gruppen

Modul 2: Verträge und Verhandlungen

Sie bekommen echte anonymisierte Verträge zu sehen und lernen, welche Klauseln verhandelbar sind.

1. Stornobedingungen bei Gruppenbuchungen
2. Anzahlungsmodalitäten aushandeln
3. Haftungsausschlüsse verstehen

Modul 3: Internationale Logistik

Grenzüberschreitende Koordination mit allen bürokratischen Hürden. Checklisten für verschiedene Länder-Kombinationen.

Modul 4: Budgetkontrolle unter Druck

Tracking von Ausgaben in Echtzeit. Was tun, wenn das Budget überschritten zu werden droht?

• Nachverhandlungen mit Dienstleistern
• Kostensenkung ohne Qualitätsverlust
• Transparente Kommunikation mit Teilnehmern

Modul 5: Krisensimulation

Intensives Training über zwei Sessions. Sie koordinieren eine fiktive Gruppe durch verschiedene Notfallszenarien mit Zeitdruck.

Abschlussprojekt

Planung einer mehrtägigen internationalen Gruppenreise mit mindestens 45 Personen. Vollständige Dokumentation inkl. Budget, Verträgen und Notfallplänen.

Vollständige Beschreibung

Ab 40 Personen funktionieren die üblichen Methoden nicht mehr. Sie können nicht einfach alle in eine WhatsApp-Gruppe packen und hoffen, dass es gut geht. Die Komplexität steigt exponentiell – besonders wenn mehrere Städte oder Länder involviert sind.

Worum es hier geht

Dieser Kurs richtet sich an Leute, die bereits kleinere Gruppen koordiniert haben und jetzt größere Projekte übernehmen wollen. Sie arbeiten mit Budgets zwischen 50.000€ und 150.000€ und lernen, wie man diese verwaltet, ohne nachts wachzuliegen.

Ein großer Teil behandelt Verträge und rechtliche Absicherung. Was steht im Kleingedruckten bei Gruppenbuchungen? Welche Haftungsfragen müssen geklärt sein? Sie sehen sich echte Verträge an und lernen, wo die Fallstricke lauern.

Internationale Koordination

Wie organisiert man Transport über Ländergrenzen? Welche Dokumente brauchen Teilnehmer für verschiedene Destinationen? Sie bekommen Checklisten für EU-Reisen, Schweiz, UK und außereuropäische Ziele. Jede Region hat ihre Besonderheiten – von Visa-Anforderungen bis zu Versicherungsfragen.

Budgetplanung unter realen Bedingungen

Sie kalkulieren mit Puffern für Währungsschwankungen, unerwartete Gebühren und Last-Minute-Änderungen. Keine idealisierte Budgetierung, sondern Worst-Case-Szenarien.

Bei 50 Personen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass mindestens eine Person ein medizinisches Problem hat oder wichtige Dokumente verliert. Das muss eingeplant sein.

Software und Tools

Sie lernen spezialisierte Software kennen – keine Werbung, sondern ehrliche Vergleiche. Was kann TourPlan, was bietet GroupTravel Pro? Welche Tools sind ihr Geld wert, und wo reicht eine gut organisierte Excel-Tabelle?

Ein Schwerpunkt liegt auf Automatisierung: Wie richtet man E-Mail-Templates ein, die personalisiert sind, aber nicht nach Massenmail aussehen? Wie synchronisiert man Kalender für mehrere Koordinatoren?

Technische Voraussetzungen

Sie sollten sicher mit Tabellenkalkulationen umgehen können und bereits mindestens drei Gruppenreisen mit 15+ Personen koordiniert haben.