Programm

Ablauf der Lerneinheiten

Woche 1: Grundlagen und erste Planung

Aufbau eines funktionierenden Dokumentationssystems. Sie erstellen Ihre erste vollständige Gruppenbuchung mit allen notwendigen Unterlagen.

• Teilnehmerverwaltung mit Excel oder Google Sheets
• Buchungsworkflow von Anfrage bis Bestätigung
• Zahlungsverfolgung und Mahnwesen

Woche 2: Kommunikation mit Dienstleistern

Verhandlungen mit Hotels, Transportanbietern und Reiseveranstaltern. Praktische Übungen mit echten E-Mail-Vorlagen.

Woche 3: Krisenmanagement

Was passiert, wenn der Bus nicht kommt? Wenn jemand seinen Pass verliert? Szenarien-Training mit Zeitdruck.

1. Notfallkontakte richtig dokumentieren
2. Versicherungsfragen klären
3. Plan B entwickeln und kommunizieren

Woche 4: Live-Koordination

Die letzten 72 Stunden vor Abfahrt. Finaler Check aller Details, letzte Kommunikation, Packlisten.

Praktische Arbeit

Sie planen eine komplette Gruppentour als Abschlussprojekt. Alle anderen Teilnehmer geben Feedback zu Ihrem Konzept.

Vollständige Beschreibung

Wer schon mal versucht hat, 30 Leute durch Rom zu bringen, kennt das Problem: Einer kommt zu spät, drei haben ihre Tickets vergessen, und zwei stehen plötzlich am falschen Treffpunkt. Das hier ist kein theoretischer Kurs über Reisemanagement.

Stattdessen arbeiten Sie mit echten Szenarien. Sie bekommen Werkzeuge, die sich in der Praxis bewährt haben – Checklisten, Zeitpläne und Kommunikationssysteme, die auch unter Stress funktionieren. Sie lernen, wie man mit Hotels verhandelt, wenn plötzlich drei Zimmer mehr gebraucht werden, und wie man Notfallpläne entwickelt, die nicht in der Schublade verstauben.

Was Sie hier wirklich machen

Der Schwerpunkt liegt auf den ersten 72 Stunden vor Reiseantritt – die kritischste Phase. Wie organisiert man Sammelrechnungen? Welche Informationen brauchen Teilnehmer wirklich, und welche verstopfen nur ihre Inbox? Sie üben an konkreten Beispielen: eine dreitägige Städtereise mit 25 Personen, Budget 850€ pro Kopf.

Dokumentation und Kommunikation

Ein ganzer Abschnitt behandelt Dokumentensysteme. Sie sehen sich an, wie andere Koordinatoren ihre Teilnehmerlisten, Buchungsbestätigungen und Notfallkontakte organisieren. Keine abstrakte Theorie – Sie bekommen Templates, die Sie direkt anpassen können.

Die meisten Probleme entstehen nicht während der Reise, sondern in der Planungsphase, wenn wichtige Details durch die Maschen fallen.

Sie lernen auch, wie man mit Stornierungen umgeht, Anzahlungen nachverfolgt und Gruppentickets für Transport bucht. Besonders nützlich: die Strategien für Kommunikation mit Dienstleistern, wenn Sprachen zum Problem werden.

Für wen ist das nicht geeignet?

Wenn Sie bereits regelmäßig Gruppen über 40 Personen koordinieren oder im professionellen Eventmanagement arbeiten, ist das hier wahrscheinlich zu grundlegend.